Onderdeel 1
Wie is verantwoordelijk?
DEFINE Nails is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor de salon, pedicure, Training Academy en website.
Lylantse Plein 1, 2908 LH Capelle aan den IJssel
KvK 89901363 · BTW-id NL004770381B08
+31 6 306 99 124 · info@definenails.nl
Onderdeel 2
Welke gegevens verwerken we?
- Naam, geboortedatum, contact- en adresgegevens die je zelf verstrekt.
- Afspraak-, behandeling-, opleidings-, aanwezigheids-, beoordelings-, certificaat- en betaalgegevens.
- Berichten, vragen, klachten, voorkeuren en toestemmingen.
- Relevante gezondheidsinformatie uit de intake, uitsluitend voor een veilige behandeling of praktijkles, zoals allergieën, medicatie, diabetes, zwangerschap, wondjes en huid- of nagelafwijkingen.
- Praktijkfoto’s, video’s en reviews wanneer deze met toestemming worden gemaakt of gepubliceerd.
- Beperkte technische gegevens, zoals IP-adres, browser- en apparaatinformatie, tijdstip en beveiligingslogs.
Verstrek via e-mail of de intake alleen informatie die nodig is voor jouw afspraak, opleiding of vraag.
Onderdeel 3
Waarom gebruiken we gegevens?
Uitvoering van de overeenkomst
Om afspraken te plannen, herinneringen te sturen, behandelingen en opleidingen veilig uit te voeren, voortgang te beoordelen, certificaten te maken en betalingen af te handelen.
Wettelijke verplichting
Voor de financiële administratie, belastingen en andere verplichtingen die op DEFINE van toepassing zijn.
Gerechtvaardigd belang
Voor klantenservice, planning, beveiliging, fraudepreventie, bewijs van afspraken en verbetering van de dienstverlening, na afweging van jouw privacybelang.
Toestemming
Voor herkenbare promotionele foto’s of video’s, publicatie van reviews en andere verwerkingen waarvoor toestemming nodig is. Je kunt toestemming altijd voor toekomstig gebruik intrekken.
Gezondheidsgegevens
Deze verwerken we alleen wanneer dat wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor een veilige behandeling of praktijkles, bijvoorbeeld met jouw uitdrukkelijke toestemming.
Onderdeel 4
Met wie delen we gegevens?
We verkopen jouw gegevens niet. Alleen wat noodzakelijk is, kan worden gedeeld met dienstverleners die DEFINE ondersteunen, zoals:
- Salonized voor afspraken, intake, herinneringen en klantadministratie;
- website- en e-mailhosting, IT- en beveiligingsdienstverleners;
- boekhouding, pin- en betaalproviders en professionele adviseurs;
- overheidsinstanties wanneer een wettelijke verplichting dat vereist.
Met verwerkers worden waar nodig afspraken gemaakt over beveiliging en gebruik. Bij doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte worden wettelijk toegestane waarborgen gebruikt.
Onderdeel 5
Hoe lang bewaren we gegevens?
- Financiële administratie en facturen: in beginsel 7 jaar.
- Klant-, intake-, behandelings-, cursist-, beoordelings- en certificatiedossiers: zolang dit nodig is voor uitvoering, bewijs, nazorg en toepasselijke wettelijke verplichtingen. Dossiers worden periodiek beoordeeld en daarna verwijderd of geanonimiseerd.
- Niet-afgeronde aanvragen: in beginsel maximaal 12 maanden na het laatste contact.
- Toestemming en promotionele beelden: zolang publicatie relevant is of totdat toestemming voor toekomstig gebruik wordt ingetrokken, tenzij langer bewaren nodig is als bewijs.
- Technische beveiligingslogs: zo kort mogelijk en in beginsel maximaal 30 dagen, tenzij onderzoek of beveiliging langer bewaren noodzakelijk maakt.
Onderdeel 6
Jouw privacyrechten
Je kunt, afhankelijk van de situatie, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van jouw gegevens. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking en toestemming intrekken.
Stuur jouw verzoek naar info@definenails.nl. We kunnen om aanvullende informatie vragen om jouw identiteit veilig te controleren en reageren in beginsel binnen één maand.
Ben je niet tevreden over de afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Onderdeel 7
Beveiliging en datalekken
DEFINE neemt passende technische en organisatorische maatregelen, beperkt toegang tot personen die gegevens nodig hebben en behandelt beveiligingsincidenten volgens de toepasselijke meldregels. Geen enkele digitale overdracht of opslag is volledig risicoloos.
Onderdeel 8
Cookies en externe diensten
De website gebruikt geen afzonderlijke advertentie- of marketingcookies en bevat geen eigen analysetool. De hostingprovider kan voor werking en beveiliging beperkte technische logs verwerken.
De website laadt de Salonized-boekingsmodule en de Salonized-feedbackwidget. Deze diensten kunnen technische gegevens en cookies of vergelijkbare technieken gebruiken om de agenda, behandelingkeuze, boeking en openbare klantbeoordelingen te tonen. Wanneer je deze onderdelen gebruikt, kunnen ook de privacy- en cookievoorwaarden van Salonized van toepassing zijn.
Wil je de boekingsmodule niet gebruiken, dan kun je bellen of e-mailen. Via jouw browser kun je cookies bekijken, blokkeren of verwijderen; daardoor kunnen de online agenda en beoordelingen minder goed werken.
Externe links, zoals Google Maps en de website van de Autoriteit Persoonsgegevens, openen pas wanneer je erop klikt. Op die websites gelden de voorwaarden van de betreffende aanbieder.
Onderdeel 9
Wijzigingen
Deze verklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, website of wetgeving verandert. Op deze pagina staat de meest recente versie.
Privacyvraag?
Neem gerust contact op.
Mail naar info@definenails.nl of bel +31 6 306 99 124.