Privacy &
cookies.

Wie is verantwoordelijk?

DEFINE Nails is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor de salon, pedicure, Training Academy en website.

Lylantse Plein 1, ruimte 2.39, 2908 LH Capelle aan den IJssel
KvK 89901363 · BTW-id NL004770381B08
+31 6 306 99 124 · info@definenails.nl

Welke gegevens verwerken we?

• Naam, geboortedatum, contact- en adresgegevens die je zelf verstrekt.
• Afspraak-, behandeling-, opleidings-, aanwezigheids-, beoordelings-, certificaat- en betaalgegevens.
• Berichten, vragen, klachten, voorkeuren en toestemmingen.
• Bij online Academy-formulieren: je aanvraagtekst, naam, contactgegevens, leeftijdscategorie, opleidingsvoorkeuren, getekende of getypte handtekening, bevestigde verklaring, formulierversie, ontvangstmoment en afhandelstatus. Bij opleidingsafspraken bewaren we ook het afgesproken rooster, lespakket, prijs, betaalcontrole en de vastgelegde voorwaardenversie. Bij ouderlijke toestemming bewaren we de naam, contactgegevens, relatie en afzonderlijke handtekening van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Persoonlijke ondertekenlinks verlopen en kunnen door DEFINE worden ingetrokken. Bij een herroeping bewaren we je verklaring, referentie en ontvangstmoment. Je krijgt direct een downloadbaar ontvangstbewijs. DEFINE bekijkt de documenten via het afgeschermde beheer; de ondertekenaar kan uitsluitend het eigen document via de persoonlijke link openen. Bij een geactiveerde verzendkoppeling gebruiken we Resend voor functionele cursusmails, persoonlijke ondertekenlinks en PDF-ontvangstbewijzen. Daarvoor worden het opgegeven e-mailadres, de naam en de bijbehorende mailinhoud verwerkt. Ouder en cursist ontvangen ieder uitsluitend hun eigen ondertekenlink of ontvangstbewijs. DEFINE ontvangt een melding met een link naar het afgeschermde beheer. Open- en linktracking worden hiervoor uitgeschakeld. De ontvangst blijft geldig als een e-mail niet aankomt.
• Bij een online herroeping van een boek: je naam, omschrijving van de aankoop, eventueel contactadres, je verklaring, referentie, ontvangstmoment en de afhandelstatus. Je ontvangt direct een tekstbestand; de melding is alleen toegankelijk voor DEFINE.
• Relevante gezondheidsinformatie uit de intake, uitsluitend voor een veilige behandeling of praktijkles, zoals allergieën, medicatie, diabetes, zwangerschap, wondjes en huid- of nagelafwijkingen.
• Praktijkfoto’s, video’s en reviews wanneer deze met toestemming worden gemaakt of gepubliceerd.
• Beperkte technische gegevens, zoals IP-adres, browser- en apparaatinformatie, tijdstip en beveiligingslogs.

Waarom gebruiken we gegevens?

Uitvoering van de overeenkomst

Om afspraken te plannen, herinneringen te sturen, behandelingen en opleidingen veilig uit te voeren, voortgang te beoordelen, certificaten te maken en betalingen af te handelen.

Wettelijke verplichting

Voor de financiële administratie, belastingen en andere verplichtingen die op DEFINE van toepassing zijn, waaronder het ontvangen, bevestigen en afhandelen van een herroepingsverklaring.

Gerechtvaardigd belang

Voor klantenservice, planning, beveiliging, fraudepreventie, bewijs van afspraken en verbetering van de dienstverlening, na afweging van jouw privacybelang.

Toestemming

Voor herkenbare promotionele foto’s of video’s, publicatie van reviews en andere verwerkingen waarvoor toestemming nodig is. Je kunt toestemming altijd voor toekomstig gebruik intrekken.

Gezondheidsgegevens

Deze verwerken we alleen wanneer dat wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor een veilige behandeling of praktijkles, bijvoorbeeld met jouw uitdrukkelijke toestemming.

Met wie delen we gegevens?

We verkopen jouw gegevens niet. Alleen wat noodzakelijk is, kan worden gedeeld met dienstverleners die DEFINE ondersteunen, zoals:

• Salonized voor afspraken, intake, herinneringen en klantadministratie;
• Moneybird voor Academy-betaallinks, facturatie, betaalstatus, financiële administratie en het bewaren van online ingediende opleidingsformulieren bij het passende cursistencontact. Hierbij worden de naam, het e-mailadres, de aanvraag, de verklaring, handtekening en het ontvangstmoment verwerkt;
• website- en e-mailhosting, IT- en beveiligingsdienstverleners;
• boekhouding, pin- en betaalproviders en professionele adviseurs;
• overheidsinstanties wanneer een wettelijke verplichting dat vereist.

Met verwerkers worden waar nodig afspraken gemaakt over beveiliging en gebruik. Bij doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte worden wettelijk toegestane waarborgen gebruikt.

Hoe lang bewaren we gegevens?

• Financiële administratie en facturen: in beginsel 7 jaar.
• Klant-, intake-, behandelings-, cursist-, beoordelings- en certificatiedossiers: zolang dit nodig is voor uitvoering, bewijs, nazorg en toepasselijke wettelijke verplichtingen. Dossiers worden periodiek beoordeeld en daarna verwijderd of geanonimiseerd.
• Herroepingsverklaringen: zolang nodig voor afhandeling, bewijs en toepasselijke wettelijke verplichtingen. We beoordelen deze correspondentie samen met het bijbehorende klant- of besteldossier en verwijderen of anonimiseren gegevens die niet meer nodig zijn.
• Niet-afgeronde aanvragen: in beginsel maximaal 12 maanden na het laatste contact.
• Toestemming en promotionele beelden: zolang publicatie relevant is of totdat toestemming voor toekomstig gebruik wordt ingetrokken, tenzij langer bewaren nodig is als bewijs.
• Technische beveiligingslogs: zo kort mogelijk en in beginsel maximaal 30 dagen, tenzij onderzoek of beveiliging langer bewaren noodzakelijk maakt.

Jouw privacyrechten

Je kunt, afhankelijk van de situatie, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van jouw gegevens. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking en toestemming intrekken.

Stuur jouw verzoek naar info@definenails.nl. We kunnen om aanvullende informatie vragen om jouw identiteit veilig te controleren en reageren in beginsel binnen één maand.

Ben je niet tevreden over de afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging en datalekken

DEFINE neemt passende technische en organisatorische maatregelen, beperkt toegang tot personen die gegevens nodig hebben en behandelt beveiligingsincidenten volgens de toepasselijke meldregels. Geen enkele digitale overdracht of opslag is volledig risicoloos.

Cookies en externe diensten

De website gebruikt geen afzonderlijke advertentie- of marketingcookies en bevat geen eigen analysetool. De hostingprovider kan voor werking en beveiliging beperkte technische logs verwerken.

Op de homepage laden we de Salonized-boekingswidget direct in het boekingsgedeelte. De boekingsknoppen verwijzen naar dit gedeelte. Als de widget niet beschikbaar is, kun je zelf de rechtstreekse boekingspagina openen. De link naar klantbeoordelingen opent Salonized eveneens pas na jouw klik. Salonized kan daarbij technische gegevens en cookies of vergelijkbare technieken verwerken om de agenda, boeking en beoordelingen te tonen. Daar gelden ook de privacy- en cookievoorwaarden van Salonized.

De WhatsApp-knop opent na jouw klik een gesprek via WhatsApp. Berichten die je daar verstuurt, worden ook door WhatsApp verwerkt volgens de voorwaarden van die dienst. Deel via WhatsApp alleen gegevens die nodig zijn voor jouw vraag.

Academy-betaallinks openen op een beveiligde Moneybird-betaalpagina. Moneybird verwerkt de gegevens die nodig zijn om de bestelling, betaling, factuur en betaalstatus af te handelen volgens de eigen privacy- en cookievoorwaarden.

Wil je niet via Salonized boeken, dan kun je bellen of e-mailen. Via jouw browser kun je cookies bekijken, blokkeren of verwijderen; daardoor kunnen functies op de externe boekingspagina minder goed werken.

Externe links, zoals Google Maps en de website van de Autoriteit Persoonsgegevens, openen pas wanneer je erop klikt. Op die websites gelden de voorwaarden van de betreffende aanbieder.

Wijzigingen

Deze verklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, website of wetgeving verandert. Op deze pagina staat de meest recente versie.